ಇಮೇಲ್: ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಬಳಕೆಗೆ ಎಂಟು ಸೂತ್ರಗಳು

ಟಿ. ಜಿ. ಶ್ರೀನಿಧಿ

ಇಮೇಲ್ ಯಾರಿಗೆ ತಾನೆ ಗೊತ್ತಿಲ್ಲ! ಅತ್ಯಂತ ಸುಲಭವಾಗಿ ಬಳಸಬಹುದಾದ ಈ ಮಾಧ್ಯಮವನ್ನು ಇತ್ತೀಚೆಗಷ್ಟೆ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಬಳಸಲು ಕಲಿತವರೂ ಸುಲಭವಾಗಿ ಬಳಸುತ್ತಾರೆ.

ಇಮೇಲ್ ಮಾಧ್ಯಮದ ಬಳಕೆ ವ್ಯಾಪಕವಾಗುತ್ತಿದ್ದಂತೆ ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶಗಳ ಮೂಲಕ ನಡೆಯುವ ಸಂವಹನಕ್ಕೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತಿರುವ ಮಹತ್ವವೂ ಹೆಚ್ಚುತ್ತಿದೆ. ಗೆಳೆಯರ ನಡುವಿನ ಹರಟೆ, ಗಂಡ ಹೆಂಡಿರ ಮಾತುಕತೆಯಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ ವ್ಯಾಪಾರ ವಹಿವಾಟು, ಕಚೇರಿ ವ್ಯವಹಾರಗಳವರೆಗೆ ಪ್ರತಿಯೊಂದಕ್ಕೂ ಇಮೇಲ್ ಬಳಕೆಯಾಗುತ್ತಿದೆ. ಒಂದು ದಿನದಲ್ಲಿ ವಿಶ್ವದಾದ್ಯಂತ ಹದಿನಾಲ್ಕು ಸಾವಿರ ಕೋಟಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ವಿನಿಮಯಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆಯೆಂದು ಅಂಕಿಅಂಶಗಳು ಹೇಳುತ್ತವೆ. ಇವೆಲ್ಲ ಕಾರಣಗಳಿಂದಾಗಿ ಇಮೇಲ್ ಮಾಧ್ಯಮವನ್ನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಬಳಸಬೇಕಾದ್ದು ಇಂದಿನ ಅಗತ್ಯಗಳಲ್ಲೊಂದು.

ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸಲು ಬರುತ್ತದೆ ಎನ್ನುವುದಕ್ಕೂ ಇಮೇಲ್ ಮಾಧ್ಯಮವನ್ನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಬಳಸಬಲ್ಲೆ ಎನ್ನುವುದಕ್ಕೂ ಏನಾದರೂ ವ್ಯತ್ಯಾಸವಿದೆಯೆ? ಖಂಡಿತಾ ಇದೆ. ಕೆಲವು ಸಣ್ಣಪುಟ್ಟ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ನೆನಪಿನಲ್ಲಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದರಿಂದ ನಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿರುವಂತೆ ಮಾಡಬಹುದು.

ಅಂತಹ ಕೆಲ ಸರಳ ಸೂತ್ರಗಳು ಇಲ್ಲಿವೆ.

• ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶ ಸುಲಭವಾಗಿ ಅರ್ಥವಾಗುವಂತಿರಲಿ. ಎಸ್ಸೆಮ್ಮೆಸ್ ಭಾಷೆಗೆ, ಕ್ಲಿಷ್ಟ ಸಂಕ್ಷೇಪ-ಸಂಕೇತಗಳಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶದಲ್ಲಿ ಜಾಗ ಕೊಡಬೇಡಿ. ಅಕ್ಷರ ಹಾಗೂ ವ್ಯಾಕರಣದ ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ಮಾಡಬೇಡಿ. ಅಪಾರ್ಥಕ್ಕೆ ಎಡೆಮಾಡಿಕೊಡುವಂತಹ ಭಾಷೆಯನ್ನೂ ಬಳಸಬೇಡಿ. ಕನ್ನಡದ ಸಂದೇಶವಾದರೆ ಅದು ಕನ್ನಡ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲೇ ಇರಲಿ, ಓದಲು ಕಷ್ಟವೆನಿಸುವ ಕಂಗ್ಲಿಷ್ ಬಳಕೆ ಬೇಡ.
• ಸಂದೇಶಗಳು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿರಲಿ, ವಿಷಯಕ್ಕೆ ನೇರವಾಗಿ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟಿರಲಿ. ತಪ್ಪಿಲ್ಲದ ಸಂದೇಶವೆಂದ ಮಾತ್ರಕ್ಕೆ ಅದು ಸುದೀರ್ಘವಾಗಿರಬೇಕೆಂದೇನೂ ಇಲ್ಲ. ಮಾರುದ್ದದ ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶದಲ್ಲಿ ಬೇಕಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹುಡುಕಿಕೊಳ್ಳುವಷ್ಟು ಕಿರಿಕಿರಿಯ ಕೆಲಸ ಬೇರೊಂದಿಲ್ಲ ಎಂಬ ಅಂಶ ನಿಮ್ಮ ನೆನಪಿನಲ್ಲಿರಲಿ!
• ಸಂದೇಶಗಳ ವಿಷಯವಷ್ಟೆ ಅಲ್ಲ, ವಿನ್ಯಾಸವೂ ಅಚ್ಚುಕಟ್ಟಾಗಿರಲಿ. ಓದಲು ಕಷ್ಟವಾಗುವಂಥ ಬಣ್ಣಗಳು ಹಾಗೂ ಅಕ್ಷರಶೈಲಿಗಳನ್ನು (ಫಾಂಟ್) ಯಾವ ಕಾರಣಕ್ಕೂ ಬಳಸಬೇಡಿ. ಅಗತ್ಯವಿದ್ದ ಕಡೆಗಳಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಬೋಲ್ಡ್, ಅಂಡರ್‌ಲೈನ್ ಇತ್ಯಾದಿಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ. ಬಣ್ಣಗಳ ಹಾಗೂ ಚಿತ್ರಗಳ ಮಿತಿಮೀರಿದ ಬಳಕೆ ಖಂಡಿತಾ ಬೇಡ. ಎಮೋಟೈಕನ್‌ಗಳ (ಸ್ಮೈಲಿ) ಬಳಕೆಯೂ ಮಿತಿಯಲ್ಲಿರಲಿ. ಇಂಗ್ಲಿಷಿನ ಸಂದೇಶಗಳಾದರೆ ದೊಡ್ಡಕ್ಷರ ಹಾಗೂ ಸಣ್ಣಕ್ಷರಗಳನ್ನು ನಿಯಮಾನುಸಾರವಾಗಿಯೇ ಬಳಸಿ; ಸಂದೇಶವನ್ನು ಪೂರ್ತಿಯಾಗಿ ದೊಡ್ಡಕ್ಷರಗಳಲ್ಲೋ ಸಣ್ಣಕ್ಷರಗಳಲ್ಲೋ ಬರೆಯುವುದು ಸರಿಯಲ್ಲ.
• ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶದ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು (ಸಿ.ಸಿ. ಹಾಗೂ ಬಿ.ಸಿ.ಸಿ.) ಬೇರೆಯವರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಆ ಸಂದೇಶ ನಿಜಕ್ಕೂ ಅವರಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದೆಯೇ ಹಾಗೂ ಅದು ಅವರಿಗೆ ಅಗತ್ಯವೇ ಎಂದು ಯೋಚಿಸಿ. ನೀವು ಕಳುಹಿಸುತ್ತಿರುವ ಸಂದೇಶದ ಬಗೆಗೆ ಯಾರಿಗೆ ಮಾಹಿತಿಯಿರಬೇಕೋ ಅವರನ್ನು ಮಾತ್ರ ಸಿ.ಸಿ. ಪಟ್ಟಿಗೆ ಸೇರಿಸಿ. ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಒಂದೇಬಾರಿ ಬಹಳ ಜನರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸುವಾಗಲಷ್ಟೆ ಬಿ.ಸಿ.ಸಿ. ಆಯ್ಕೆ ಬಳಸಿ. ಹೀಗೆ ಮಾಡುವುದರಿಂದ ಓದುಗರು ಅನಗತ್ಯವಾಗಿ 'ರಿಪ್ಲೈ ಆಲ್' ಬಳಸಿ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಉತ್ತರಿಸುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಬಹುದು.
• ನೀವು ಕಳುಹಿಸುವ ಯಾವುದೇ ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶ ರಹಸ್ಯವಲ್ಲ ಎನ್ನುವುದು ನೆನಪಿನಲ್ಲಿರಲಿ. ನೀವು ಕಳುಹಿಸುವ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಂಡವರು ಅದನ್ನು ಬೇರೆಯವರಿಗೆ ಫಾರ್‌ವರ್ಡ್ ಮಾಡಬಹುದು. ಅಥವಾ ತಪ್ಪಾಗಿ ನೀವೇ ಬೇರೆ ಯಾರಿಗಾದರೂ ಆ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿಬಿಡಬಹುದು. ಹಾಗಾಗಿ ಯಾರೊಬ್ಬರನ್ನೂ ಅವಮಾನಿಸುವ ಅಥವಾ ನೋಯಿಸುವಂತಹ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶಗಳಲ್ಲಿ ಬರೆಯಬೇಡಿ. ನೀವು ಕಳುಹಿಸುವ ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಅಗತ್ಯ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಕಾನೂನು ಪಾಲಕರು ಪಡೆದುಕೊಂಡು ನ್ಯಾಯಾಲಯದಲ್ಲೂ ಬಳಸಬಹುದು, ಎಚ್ಚರಿಕೆ!
• ಗುಂಪುಗಳಿಗೆ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವಾಗ ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಯೋಚಿಸಿ. 'ರಿಪ್ಲೈ ಆಲ್' ಆಯ್ಕೆಯನ್ನು ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಾಗ ಮಾತ್ರ ಬಳಸಿ. ಅಸಂಬದ್ಧ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಫಾರ್‌ವರ್ಡ್ ಮಾಡಲೇಬೇಡಿ. ಈ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಹತ್ತು ಜನಕ್ಕೆ ಕಳುಹಿಸಿದರೆ ನಿಮಗೆ ಒಳ್ಳೆಯದಾಗುತ್ತದೆ ಅಂತಲೋ ಅದಾವುದೋ ರೋಗದಿಂದ ಬಳಲುತ್ತಿರುವವರಿಗೆ ದುಡ್ಡು ಸಿಗುತ್ತೆ ಅಂತಲೋ ಹೇಳುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಫಾರ್‌ವರ್ಡ್ ಮಾಡಿ ನಿಮ್ಮ ಗೆಳೆಯರಿಗೆ ಕಿರಿಕಿರಿ ಮಾಡಬೇಡಿ. ಅಟ್ಯಾಚ್‌ಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಮುನ್ನ ಎರಡೆರಡು ಬಾರಿ ಯೋಚಿಸಿ. ವಿಷಯಕ್ಕೆ ನೇರವಾಗಿ ಸಂಬಂಧಪಡದ ಹಾಗೂ ಅನಗತ್ಯವಾದ ಅಟ್ಯಾಚ್‌ಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲೇಬೇಡಿ. ಅತ್ಯಗತ್ಯವಾದ ಹೊರತು ದೊಡ್ಡಗಾತ್ರದ ಅಟ್ಯಾಚ್‌ಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ.
• ಅಪರಿಚಿತ ವಿಳಾಸಗಳಿಂದ ಬರುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ತೆರೆಯುವಾಗ ಎಚ್ಚರದಿಂದಿರಿ. ಇಂತಹ ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶಗಳ ಜೊತೆಗಿರುವ ಅಟ್ಯಾಚ್‌ಮೆಂಟ್‌ಗಳು ನಿಮ್ಮ ಗಣಕವನ್ನು ಹಾಳುಗೆಡವಬಲ್ಲ ವೈರಸ್‌ಗಳಾಗಿರಬಹುದು. ಅದೇನೂ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೂ ಕೂಡ ಇಂತಹ ಸಂದೇಶಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವುದನ್ನು ಆದಷ್ಟೂ ತಪ್ಪಿಸಿ. ಯಾವುದೇ ಕಾರಣಕ್ಕೂ ಅಕೌಂಟ್ ಸಂಖ್ಯೆ, ಪಿನ್ ನಂಬರ್, ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಮುಂತಾದ ಖಾಸಗಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಯಾರಿಗೂ ಕಳುಹಿಸಬೇಡಿ. ಮಿಲಿಯನ್ ಡಾಲರ್ ಆಮಿಷ ತೋರಿಸುವ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಮುಲಾಜಿಲ್ಲದೆ ಡಿಲೀಟ್ ಮಾಡಿ!
• ಅಪರಿಚಿತ ತಾಣಗಳಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಮಿತ್ರರ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ಬರುವ ಅನಪೇಕ್ಷಿತ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ತೆರೆಯದಿರುವುದೂ ಒಳ್ಳೆಯ ಅಭ್ಯಾಸವೇ. ಅಂತಹ ಸಂದೇಶಗಳಲ್ಲಿ ಹೇಳಿದ ಯಾವುದೇ ಲಿಂಕ್ ಮೇಲೂ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಬೇಡಿ. ಆ ತಾಣಗಳು ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಅಡ್ರೆಸ್ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ಇರುವವರಿಗೆಲ್ಲ ಸಂದೇಶ ಕಳಿಸಿ ತೊಂದರೆ ಕೊಡುತ್ತವೆ. ನಿಮ್ಮ ಮಿತ್ರರ ಖಾತೆಯಿಂದ ನಿಮಗೆ ಬಂದ ಸಂದೇಶಗಳೂ ಹಾಗೆಯೇ ಬಂದಿರುತ್ತವೆ. ತಮ್ಮ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ನಿಮಗೆ ಹಾಗೊಂದು ಸಂದೇಶ ಬಂದಿದೆ ಎನ್ನುವುದೂ ಅವರಿಗೆ ಗೊತ್ತಿರಲಾರದು.

ಏಪ್ರಿಲ್ ೧೭, ೨೦೧೨ರ ಉದಯವಾಣಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟವಾದ ಲೇಖನ.